بر۳رسی و تحلیل کارایی و اثر بخشی در سازمان ها

موضوع ؛تحلیل دو شاخصه کارایی و اثر بخشی در سازمان

جناب استادگرامی:آقای تقی زاده جورشری

دانشجو :  رحیم واسع لشکری

دانشگاه راهبرد شمال 

مفاهیم″کارایی″ ، ″اثربخشی″ و″بهره وری″، همواره با بهبود روشها و سیستمها و به طور کلی، بهبود سازمان، مطرح بوده و از اهمیت خاصی برخوردار است. در فرهنگ سازمانی، غالباً این مفاهیم به جای یکدیگر به کار می روند، در حالیکه کاملاً مفهوم جداگانه ای دارند .

 پیتر دراکر، این تفاوت را به این صورت بیان می کند:

ü      کارایی یعنی انجام دادن صحیح کار.

ü      اثربخشی یعنی انجام دادن کار صحیح است .

 پس در جاییکه بحث هدف و دستیابی به آن است، با کارایی سر و کار داریم. بحث کارایی چگونگی رسیدن به هدف است نحوه انجام کار و کیفیت مطرح می باشد.

 اگر هردو باهم باشند یعنی درست انجام دادن کارهای درست.

 جمع کارایی و اثربخشی که در این حالت بهره وری داریم ما گاهی به هدف می رسیم. مثلا فارغ التخصیل می شویم (اثربخشی)اما با چه معدلی؟(کارایی) اگر هردو باهم باشند ما به بهره وری رسیده ایم. پس در اثربخشی با انتخاب اهداف درست و در کارایی با چگونگی رسیدن به اهداف سر و کار داریم و در بهره وری با هر دو.

در برخی سازمانها کارایی به اثربخشی منجر می شود. در برخی هم بین این دو رابطه وجود ندارد و امکان دارد یک سازمان از کارایی بالاتری برخوردار باشد ولی نتواند به هدف هایش برسد. زیرا کالایی را تولید می کند که متقاضی زیادی ندارد به همین گونه امکان دارد یک سازمان به هدفهای سودآور خود برسد ولی کارایی نداشته باشد.

استراتژی الگوی بنیادی از اهداف فعلی و برنامه ریزی شده، بهره برداری و تخصیص منابع و تعاملات یک سازمان با محیط است.

به طور خلاصه، استراتژی به واحد یا طرح یک عملیات بلندمدت گفته می شود که برای رسیدن به هدف مشخص و طراحی شده است که شامل زمینه های گوناگون تصمیم گیری است در رابطه با محیط.

استراتژی دارای سه عنصر است:

1.  اهداف

2.  راه ها

3.  منابع

فرآیند مدیریت استراتژیک عبارتند از:

1.  تدوین استراتژی

2.  اجرای استراتژی

3.  ارزیابی استراتژی

 در تدوین استراتژی به اثربخشی تاکید می شود. ارزیابی سازمان برای تعیین اینکه آیا کارهای درست را انجام میدهد یا خیر و مشخص نمودن شیوه ای که می تواند کارها را به شیوه ای اثربخش تر انجام دهد عصاره فرآیند تدوین استراتژی می باشد.

مدیریت در استراتژی با چنین مسایلی روبروست:

تعیین هدفهای سالانه، تدوین سیاست ها، تخصیص منابع، تغییر ساختار کنونی سازمان، تجدید ساختار و مهندسی مجدد، تجدید نظر در پاداش و برنامه های انگیزشی، کاهش دادن مقاومتهایی که در برابر تغییرات ایجاد می شود، وفق دادن مدیران با استراتژی، تقویت فرهنگی که پشتیبان استراتژی می باشد، تطبیق فرآیندهای تولید(عملیاتی) با استراتژی؛ تشکیل یک واحد منابع انسانی اثربخش و در صورت لزوم کاهش دادن نیروی انسانی، در اجرای استراتژی به کارایی تاکید می شود.

 در مرحله ارزیابی کنترل های لازم در مورد اجرای درست استراتژی و تحقق اهداف استراتژی انجام می شود.

اگر هدفها تحقق بایند و منابع بصورت مطلوب به کار گرفته شوند بهره وری حاصل شده است. در این صورت استراتژی درست انتخاب شده و درست اجرا شده است. استراتژی اثربخش بوده و کارا اجرا شده است.

اگر هدفها تحقق بایند ولی فدری اتلاف منابع داشته باشیم و در این صورت استراتژی اثربخش بوده ولی بصورت ناکارا اجرا شده است لذا اقدام اصلاحی در نحوه (اجرای) استراتژی باید اعمال شود.

اگر هدفها تحقق نیابند آنگاه استراتژی درست انتخاب نشده است و استراتژی ناموثر می باشد و به دنبال تدوین و اجرای استراتژی اثربخش می رویم.

لذا نقش اثربخشی روی استراتژی این است که استراتژی درست انتخاب شود.

نقش کارایی روی استراتژی این است که از منابع به صورت کارا استفاده شود.

 مفهوم کارایی

کارایی، یک مفهوم کمی است و اصولاً به میزان رضایت مشتری یا میزان دستیابی به اهداف مورد نظر اشاره دارد و درواقع نسبتی است که برخی از جنبه های عملکرد واحدها را با هزینه هایی که بر انجام آن عملکرد متحمل شده مقایسه می کند.

عوامل مؤثر در کارآیی

معمولا عوامل موثر در بهره‌وری در کارآیی هم تأثیر دارند و موجب افزایش یا کاهش آن می‌شوند.

1. عوامل درون سازمانی خود شامل:

- عوامل سخت‌افزاری: ماشین‌آلات  و تجهیزات و ابزار، تکنولوژی، مواد اولیه ،منابع مالی و زمین؛

- عوامل نرم‌افزاری: اطلاعات، دستورالعملها، نقشه‌ها و فرمولها؛

- عوامل انسان‌افزاری یا مغزافزاری:

ü  نیروی انسانی: توانایی، تخصص، تجربه، تحصیلات، انگیزه، محیط کار و برخوردهای مدیریت؛

ü  مدیریت: فلسفه و سبک مدیریت، دسترسی به تکنولوژیهای اطلاعاتی و ....

-   عوامل برون‌سازمانی عواملی هستند که در بهره‌وری بسیار مؤثر هستند ولی بنگاهها قادر به کنترل آنها نیستند؛ مانند: سیاستهای دولت، قوانین و مقررات ملی و بین‌المللی، محیط کار، دسترسی به منابع مالی، برق، آب، حمل و نقل، ارتباطات و مواد اولیه و ....

 مفهوم اثربخشی

″اثربخشی″ میزان دستیابی به اهداف سازمان را می سنجد. به بیان دیگر، اثرات خدمات/محصول را بر جامعه، کمی کرده و مشخص می کند که خدمات/ محصول ارائه شده تا چه میزان با استانداردها و اهدافی که آن سازمان به خاطر آن به وجود آمده مطابقت می کند . اثربخشی، یک مفهوم کیفی است و میزان رضایت مشتری را از خدمات/محصول ارائه شده نشان می دهد . به عبارت دیگر اثربخشی به معنی هدایت منابع به سوی اهدافی که ارزشمندترند. برای مثال تمرکز روی نتایج؛ انجام کار صحیح در زمان صحیح؛ کسب اهداف کوتاه مدت و بلندمدت می باشد.

بنیاد و اساس موفقیت، اثربخشی است درحالی که کارایی، اولین شرط بقاء پس از دستیابی به موفقیت است. دراکر، در بیان تفاوت کارایی و اثربخشی، به دوگانگی بین این دو، از نظر زمانی اشاره می کند و اینکه زمان در کارایی، عامل متداول ولی در اثربخشی، عامل قاطع به شمار می رود. شکار فرصتها، نیاز به حساسیت شدید نسبت به زمان دارد.

 مفهوم بهره ­وری

بهره وری = اثربخشی+ کارایی

بهره وری= اجرای کارهای درست+ اجرای درست کارها.